La cuenta
Es la unidad básica de la contabilidad. Puede definirse como el medio o instrumento contable a través del cual son registradas las operaciones de acuerdo con la naturaleza, y donde se refleja el movimiento de todo lo que recibió y todo lo que entrego esa cuenta.
Es la representación valorada en unidades monetarias, de cada uno de los elementos que componen el patrimonio de una empresa (bienes, derechos y obligaciones).
La cuenta es un instrumento que permite identificar, clasificar y registrar un elemento o hecho económico realizado por una empresa.
Una cuenta consiste en un rayado en forma de columnas, cada una de las cuales tienen un objetivo.
Forma y contenido de una cuenta:
La forma como puede presentarse una cuenta y su contenido es muy variada, dependiendo fundamentalmente del sistema de contabilidad que se haya implementado y de si los registros se vienen haciendo en forma manual o si se están utilizando computadoras.
Función de cada sección de las cuentas.
Nombre de la cuenta: Es la identificación concreta que se le da a cada cuenta, con la cual son alcanzados dos objetivos. Lograr diferenciar una cuenta de otra e indicar la naturaleza de las operaciones que serán registradas en cada una de ellas.
Fecha: En esta columna se anotara al día, mes y año en que está registrada la transacción.
Descripción: Es la columna más amplia, se describirán en esta columna algunos detalles de las transacciones en forma muy breve.
Referencia: Esta columna, generalmente la más estrecha, se utiliza para cruzar información con otros libros de contabilidad.
Debe: Nombre que se da al lado izquierdo de una cuenta del libro mayor. Nombre que se da a la columna de cifras en la que se anotan los cargos.
Es la suma de todas las partidas que el contador ha registrado en la columna encabezada con este concepto.
Haber: Nombre que se da a la columna en la que se anotan las partidas de abono de una cuenta. Columna en la que se anotan los ingresos de un negocio, de una empresa o de una persona.
Es la suma de todas las partidas que el contador haya registrado en esa columna.
Saldo: Viene dado por la diferencia que existe entre él debe y el haber, o entre el haber y él debe, es decir, a la cifra mayor se le resta el menor y el resultado será el saldo.
Ejemplo de una Cuenta:
Fecha
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Descripción
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Debe
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Haber
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Saldo
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Clases de saldo:
Saldo deudor: Se dice que una cuenta tiene saldo deudor cuando ocurre que él debe es mayor que el haber. Ejemplo
Caja
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Debe
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Haber
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Saldo
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100
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100
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Saldo acreedor: El saldo de una cuenta se dice que es acreedor cuando ocurre que el haber es mayor que él debe. Ejemplo
Cuentas por pagar
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Debe
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Haber
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Saldo
|
110
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100
| ||
210
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Saldo cero: El saldo de una cuenta se dice que es cero o que no tiene saldo, cuando se da el caso que el debe sea igual al haber.
Cuentas por Cobrar
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Debe
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Haber
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Saldo
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100
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100
| ||
0
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Resumiendo:
La cuenta tiene un lado débito y un lado crédito, o un debe y un haber, que cada cuenta tiene la capacidad de dar y recibir, en toda contabilización, en todo registro contable, siempre hay como mínimo una cuenta que entrega y una cuenta que recibe y que cada cuenta está en condiciones tanto de recibir como de dar.
Si el debe es mayor que el haber el saldo es deudor.
Si el haber es mayor que él debe el saldo es acreedor
Si el debe es igual que el haber el saldo es cero.
Cuando cargar y Cuando Abonar una cuenta.
Como se recordaran, cuando explicamos los conceptos de DEBE y HABER de una cuenta se dijo que es la suma de todas las partidas que el contador anota en las columnas encabezadas por estos conceptos.
En las siguientes líneas nos basaremos en un esquema para explicar a detalle cuando cargar y cuando abonar una cuenta.
1.- Selección de la cuenta que corresponda: Cuando se va a registrar una transacción, lo primero que se debe hacer es determinar en que cuenta se hará la anotación, lo cual dependerá de la naturaleza de la transacción que se vaya a ser registrada.
2.- Determinar si la transacción se registra en el DEBE o en el HABER: después de elegir la cuenta en la cual se registrará la transacción, damos el siguiente paso que consiste en determinar si la registramos en el debe o en el haber.
En primer lugar nos haremos la siguiente pregunta.
La cuenta elegida recibe algo?
Si la respuesta es sí se registra en el DEBE.
Si la respuesta es no, hágase la siguiente pregunta.
La cuenta elegida entrega algo?
Si la respuesta es sí se registra en el HABER.
EJEMPLO 1: Supongamos que se efectuó un depósito de Bs. 500 en el Banco Provincial.
Cuando se recibe la copia de la panilla de depósito, el contador da una serie de pasos para proceder al registro de esa transacción.
Paso 1:
Determina el nombre de la cuenta en la que hará en registro.
Al analizar la transacción llegará a la conclusión de que, tratándose de dinero depositado en el banco, el nombre de la cuenta a utilizar sería BANCO.
Bancos
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Fecha
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Debe
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Haber
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Saldo
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Paso 2:
Determinar si la transacción se registra en el DEBE o en el HABER.
El Banco Recibe algo?
La respuesta es sí, el banco está recibiendo el dinero que estamos depositando. Por tal razón el registro del depósito se hará en el DEBE. Es decir, cargamos o debitamos la cuenta de banco.
Bancos
| |||
Fecha
|
Debe
|
Haber
|
Saldo
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500
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500
| |||
EJEMPLO 2: Se emitió un cheque contra el Banco Provincial para cancelar el recibo de teléfono por Bs. 100.
Paso 1:
Determinar la cuenta en la que será hecho el registro.
Se trata de una transacción en la que se extrae dinero del Banco. Por lo tanto la cuenta escogida será banco.
Bancos
| |||
Fecha
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Debe
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Haber
|
Saldo
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Paso: 2
Determinar si a la cuenta de Banco, se Carga o se Abona.
El Banco Entrega Algo?
La respuesta es sí, por tal razón el registro se hará en el Haber. Es decir, se acredita o se abona en Banco.
Bancos
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Fecha
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Debe
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Haber
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Saldo
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100
| |||
100
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En resumen:
Si recibe algo: Se anota en el DEBE.
Se carga se Debita.
Si entrego algo: Se anota en el HABER
Se Abona se Acredito
Actividad:
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